“质量体系文件泛滥症”及其医治
张荣

　　现在许多制桶企业都按2000 版1SO9000标准要求建立了质量管理体系,并形成文件加以实施和保持。但在对建立体系时对标准内容消化不正确,错误地理解为只要标准一有要求就得编写文件,也不管所在企业是否真的适用。更有甚者把编写体系文件当作推行9000标准的唯一任务,投入大量的人力、物力和财力,而对本该特别重视的实物质量却放在松了。由于过分强调质量管理体系的文件化,造成了一些弊端,我在这里就称它为"文件泛滥症"。下面是本人就当今制桶业文件泛滥的主要表现和医治方法谈几点看法,供大家参考。
　　 要管理好一个企业,需要科学的管理方法。科学的管理方法,说明了就是实现制度化管 理。一个制桶业,要想生产出合格的、符合顾客要求的、能够占领市场主流地位的产品,首先要有质量稳定的、满足法律法规要求的、被顾客接纳的产品质量, 所以控制好产品形成全过程的质量至关重要,对这些过程按部就班地管理,需要文件。管理的依据出了问题,管理绝对不会出成果。所以要搞好管理,首先要 管理好文件。
　　 文件泛滥的主要表现：
　　 1、文件复杂化。
　　 对文件的要求太多、太高,编写人员没有能力,作业人员认为没有必要,所以形成了抄袭、复制文件的现象。为了通过完成任务(或拿认证),许多企业就不加选择地抄袭范文,有的索性照抄照搬其它行业的体系文件,此类实例数不胜数。前几天我看了一家仅有十七人小企业的质量体系文件,听说还是一位编写文件的"老前辈" 辅导写的,竟是厚厚的四本，外附加了十几个“规定”、“细则”，真的比一家大公司的还要"齐全"。想想仅有十几个人，这么多的文件，能实施过来吗？
　　 2、文件低级化、绝对化
　　 另一种对标准的错误理解就是导致的后果:要办的事都写成文件,没写的一律不办,把企 业变成了生产文件的机器,文件满天飞,鸡毛当令箭使。我们每个企业日常活动中要办的事情 很多,单就质量方面而言,也没有那么多的人、那么多的功夫去写那么多的文件。结果造成：写了文件却不能满足需要,事情办也不是,不办也不是,反而控制产品出不来,员工没有饭吃,文件的质量是根本无法保证的。
　　 企业要搞好质量管理工作,就要有可依据的文件来约束人的行为、调节人与人之间职、责、权矛盾。但如果文件泛滥,那文件的权威性就会下降。一些文件很多的企业,产品质量反而不如文件相对少企业。文件泛滥症同时又给企业加大了成本,限制了企业的发展。
　　 我们每一个企业编写质量管理体系文件,主要是用来实施和指导质量管理活动的,不是用 来做摆设,也不仅仅是给顾客和第三方认证机构看的。如果企业的文件不是为了实际使用,反而可能造成管理混乱,使员工无所适从。更严重地是降低了文件的权威性,使今后的任何文件都可能在员工心目中失去权威,在实践中失去作用。
　　 因此,编写文件要注意下面几点：
　　 （一）从实际需要和使用出发,不需要或暂时不需要的不编或不忙着编。
　　 （二）不能投入使用或暂时不能使用的,不编写或不忙着编。
　　 （三）明确文件类别,同类文件编写完由主管部门审核把关,以防文件间内容相互抵触,使执行者无所适从。
　　 （四）同类文件尽可能合并,避免重复。
　　 （五）作废文件及时收回,确保在用文件有效性。